Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Web di Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Garut Menggunakan Metode Prototype (Studi Kasus: ATR/BPN Garut)

Abstract

Kantor Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN) Kabupaten Garut masih menghadapi kendala dalam pengelolaan arsip karena proses pengarsipan dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama, meningkatkan risiko kehilangan atau kerusakan arsip, serta menghambat efektivitas pelayanan administrasi. Kondisi tersebut menunjukkan perlunya penerapan sistem informasi yang mampu mendukung pengelolaan arsip secara lebih efektif, terintegrasi, dan mudah diakses. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem informasi pengarsipan berbasis web pada Kantor ATR/BPN Kabupaten Garut menggunakan metode Prototype agar sistem yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Metode penelitian yang digunakan meliputi identifikasi kebutuhan pengguna, perancangan prototype, pengembangan sistem menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan basis data MySQL, evaluasi bersama pengguna, serta pengujian fungsional menggunakan Black Box Testing. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dibangun mampu mengelola data arsip dan transaksi peminjaman arsip secara terkomputerisasi, menyediakan fitur autentikasi pengguna, unggah dan pencarian dokumen, pengelolaan data arsip, monitoring peminjaman, serta pembuatan laporan secara otomatis. Berdasarkan hasil pengujian, seluruh fungsi utama sistem berjalan sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan, sedangkan evaluasi pengguna menunjukkan bahwa sistem memiliki tingkat kemudahan penggunaan yang baik, mampu meningkatkan kecepatan pencarian arsip, mengurangi potensi kesalahan pencatatan, serta mendukung efektivitas dan efisiensi proses administrasi di lingkungan ATR/BPN Kabupaten Garut. Dengan demikian, sistem informasi pengarsipan berbasis web yang dikembangkan menggunakan metode Prototype dapat menjadi solusi yang mendukung transformasi digital pengelolaan arsip, meningkatkan kualitas pelayanan, serta mewujudkan pengelolaan dokumen yang lebih cepat, akurat, aman, dan transparan.